Kiwanis Utrecht Privacy Verklaring

Kiwanis Club Utrecht (KCU) verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In deze privacy verklaring informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens door Kiwanis International District Nederland (KI-DN), waarbij KCU is aangesloten.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de nieuwe Europese regelgeving (AVG), die op 25 mei 2018 in werking is getreden, zijn dat alle gegevens die te herleiden zijn tot een persoon, bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, email-adres. Ook een (pas)foto is een persoonsgegeven. De privacywetgeving is van toepassing op elke combinatie van gegevens die kan leiden tot de identificatie van een persoon. De AVG kent ook het begrip ‘bijzondere persoonsgegevens’, dat zijn gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, religieuze overtuiging of politieke voorkeur.

Van wie verwerkt Kiwanis Club Utrecht persoonsgegevens?

KCU verwerkt persoonsgegevens van personen met wie het direct of indirect een relatie heeft, wil krijgen of heeft gehad. Bijvoorbeeld van:

- leden, waaronder leden van verdienste;

- oud-leden, of partners van oud-leden;

- personen die lid willen worden van een Kiwanis club (aspirant-leden);

- personen, al dan niet aan een bedrijf of organisatie verbonden, waarmee KCU een relatie heeft, wil krijgen, of heeft gehad;

Welke persoonsgegevens verwerkt Kiwanis Club Utrecht?

- Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, beroep of gegevens omtrent huidige werkzaamheden, titel (mr. , drs. etc.), functie binnen de Kiwanis club, geslacht, geboortedatum, nationaliteit en naam eventuele partner.

- Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

- Van leden en oud-leden verwerkt Kiwanis meer persoonsgegevens dan van vrijwilligers, aspirant-leden of contactpersonen.

Waarom verwerkt Kiwanis Club Utrecht persoonsgegevens?

Als u lid bent van KCU of dat wilt worden, of als u een relatie met ons aan wilt gaan, hebben we uw persoonsgegevens nodig.

Als u lid bent van Kiwanis, dan gebruiken we uw naam, e-mailadres en telefoonnummer om contact met u te onderhouden en u te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of informatieve doeleinden. Bijvoorbeeld om u in te lichten over een nieuwe activiteit vanuit KCU, regio, of KI-DN. U kunt zich daar altijd voor laten uitschrijven.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen.

Hoe verwerkt Kiwanis Club Utrecht persoonsgegevens?

KCU verwerkt persoonsgegevens in ons systeem “PortalBuzz” de administratieve applicatie van alle Kiwanis clubs.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Nadat u bent geregistreerd als lid krijgt u een unieke inlogcode. Met uw unieke inlogcode kunt u uw eigen gegevens wijzigen. De secretaris van onze club kan de gegevens ook wijzigen. Voor aspirant-leden geldt dat zij door de secretaris worden aangemeld, zij krijgen pas een inlogcode als zij lid zijn geworden. De leden van Kiwanis club Utrecht kunnen, als zij inloggen met hun inlogcode, de gegevens van alle leden inzien.

Binnen een Divisie (een regio) kunnen alleen die leden uw gegevens zien, die daar krachtens hun functie (de Luitenant-Gouverneur bijvoorbeeld) toe bevoegd zijn. Zij kunnen uw naam, e-mailadres en telefoonnummer zien. Dit is bedoeld voor het versturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten of voor het maken van onderlinge afspraken.

Bestuurders van het landelijk bestuur van Kiwanis (KI-DN) kunnen uw persoonsgegevens alleen inzien of wijzigen als zij, gelet op hun functie (de secretaris bijvoorbeeld), daartoe bevoegd zijn.

Met wie worden gegevens gedeeld?

De club waarvan u lid bent, of waar u een relatie mee hebt, verwerkt uw persoonsgegevens. Deze gegevens worden in ons systeem “PortalBuzz” opgenomen en zijn daarmee één op één inzichtelijk voor alle leden van Kiwanis die daartoe vanwege hun functie bevoegd zijn, en voor functionarissen van Kiwanis International, die daar krachtens hun functie toe bevoegd zijn.

Kiwanis deelt uw persoonsgegevens niet met externe partijen, tenzij zij daartoe door de wet of het openbaar gezag verplicht wordt.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Kiwanis:

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor u ze hebt verstrekt, bijvoorbeeld om u te kunnen registreren als lid. Deze gegevens worden voor dat doel gebruikt, en alleen voor een ander doel als er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat en u daarmee instemt.

Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement, kunnen daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als u een nieuwe functie krijgt binnen de club, dan kan de secretaris uw gegevens ophalen, zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren.

Hoelang worden persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden na uitschrijving bewaard, voornamelijk om statistische redenen, opdat gezien kan worden wie welke functies hebben bekleed, of om oud-leden te informeren, bijvoorbeeld over een activiteit of reünie.

Welke rechten hebt u?

U hebt het recht uw gegevens in te zien, te wijzigen, verbeteren, aanvullen, ze te (laten) wissen, de verwerking te beperken en om uw gegevens over te dragen.

KCU zal uw verlangens op dit gebeid te allen tijde respecteren.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KCU en/of KI-DN kunt u terecht bij KCU respectievelijk bij KI-DN.

Natuurlijk kun u ook altijd contact opnemen met KI-DN via de Secretaris van Kiwanis District Nederland secretaris@kiwanis.nl.

Is uw eventuele klacht door hen niet adequaat verholpen? U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacy beleid

Kiwanis club Utrecht behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid voor het gebruik van PortalbBuzz te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via www.kiwanis.nl/privacy.

Download

Een pdf van deze verklaring is hier te downloaden: K Privacy verklaring.pdf